Cómo hacer una factura

Cuando comenzamos nuestro pequeño negocio, la primera duda que tenemos es cómo hacer una factura tras la primera venta.

Te voy a explicar todo lo que necesitas saber para emitir una factura, con ejemplo incluido y herramientas que te van a facilitar esta tarea.

¡Vamos a verlo!

 

¿Cuándo hay que hacer una factura?

Los empresarios y profesionales deben emitir factura, siempre, en los siguientes casos:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija, para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • En el caso de exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto las que se realicen en tiendas que sean libres de impuestos.
  • En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica, que no actúe como empresario o profesional.

 

Existen algunas operaciones en las cuales no es necesario realizar una factura:

  • Operaciones exentas de IVA.
  • Realizadas por autónomos que están en el régimen especial de recargo de equivalencia.
  • Realizadas por autónomos en el régimen simplificado de IVA (módulos).
  • Realizadas por autónomos del régimen especial de agricultura, pesca y ganadería.

 

Salvo que estés incluida en alguno de los casos anteriores, tienes que elaborar una factura.

 

¿Se puede sustituir una factura por un ticket?

No, la actual legislación obliga a emitir una factura, eso sí, en importa inferiores a 400 € (IVA incluido) se puede emitir una factura simplificada en caso de ventas o servicios al por menor, de ventas o servicios a domicilio del consumidor siempre que el destinatario se encuentre en territorio español.

La diferencia de esta factura es que no precisa de los datos del destinario, sólo hay que incluir los del vendedor, es decir, nuestros datos.

 

¿Qué datos hay que incluir en una factura?

Puedes darle distintos diseños a una factura, pero lo que sí debe incluir son unos datos mínimos:

  • Fecha y Número de facturas correlativas, para no hacer trampas, de modo que si hay un error en la factura tenemos que emitir una factura rectificativa, con nº diferente a las normales.
  • Tus datos fiscales – nombre, NIF o CIF y el domicilio fiscal
  • Datos del receptor (si no es una factura simplficada) – nombre, NIF o CIF y el domicilio fiscal
  • Descripción – Detallar en qué consiste el producto, bienes o servicios que vamos a facturar para que no haya lugar a equívocos o malas interpretaciones.
  • Base imponible – Es el precio e servicio o del bien sin incluir los impuestos.
  • Tipo de IVA, recargo de equivalencia e IRPF
  • Importe total – Es  cantidad total que debe pagar el cliente.
  • Forma de pago – Puede ser en efecto, por transferencia, tarjeta, etc.

 

Ejemplo de factura

 

Obligación de conservar las facturas emitidas

Es necesario conservar tanto las facturas que has emitido como las que has recibido, pero no es necesario que estén en papel si las has recibido electrónicamente.

Ya lo dice la Agencia Tributaria: “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”

Si las has recibido en papel puedes conservarla en formato digital si puedes probar que es exacta a la original, para lo que puedes utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria. Como es el caso de Anfix.

Las facturas debemos conservarlas durante 6 años, aunque la empresa o negocio ya no tenga actividad.

Ahora bien, hay casos concretos que hay que conservar las facturas durante un período superior, como son las facturas de inmovilizado, o en caso de empresas que están compensando bases imponibles negativas.

 

Soluciones que nos facilitan la vida

Para evitarnos quebraderos de cabeza hay programas de facturación online que nos facilitan esta tarea, y que nos permiten conservar todas las facturas durante el tiempo establecido por la ley.

Además, incluso nos permiten rellenar automáticamente los modelos de impuestos. Listos para presentar.

Estos programas de facturación son Quaderno, Quipu, Anfix,… Si quieres que te hable más detalladamente sobre cada uno de ellos, dímelo en los comentarios.

¿Sabías hacer una factura correctamente? ¿Conocías las herramientas de facturación?

Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla 

 

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¿Por qué es importante tener el control de la protección de datos de tu negocio?

Ya habrás escuchado (y leído) varias veces lo importante que es delegar ciertas tareas de tu negocio, y una de las tareas que primero se delegan son las que tienen que ver con los aspectos legales y fiscales. Pero hoy quiero contarte, por qué es importante tener el control de la protección de datos de tu negocio.

Y que conste que yo estoy encantada que decidas delegar la parte legal de tu negocio en mí. Además, si yo lo has hecho sabrás que me tomo la tarea como si fuera mi propio negocio, pero como ya dijo Eli Romero, tienes que saber de todo y, a la vez, de nada.

Además, al principio es normal hacerlo todo uno mismo: cambios en la web, campañas de email marketing, Facebook Ads,… y cuando llegas a la parte legal, si realmente te la tomas en serio, vas a buscar a un profesional que haga el trabajo, si es que puedes pagarlo.

Y si no te lo tomas en serio, y lees por ahí los consejos que dan otros compis emprendedores online, darás de alta los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, y ya te quedarás tranquilo o tranquila.

Pero no es así, dar de alta los ficheros es sólo el principio. Además es un paso que desaparecerá a partir del 25 de mayo, con la entrada en vigor de la normativa europea.

Por tanto, ¿sabes realmente lo que hay que hacer en el día a día de tu negocio para cumplir con la LOPD?

Mientras gestionas tu negocio debes saber qué grado de seguridad tienes que aplicar a los datos que manejas, y preocuparte que se cumplan. Porque en el día a día de un negocio es donde de verdad estarás preocupándote de proteger los datos de tus usuarios, algo fundamental con la nueva normativa.

Aparentar que se cumple la LOPD ya no va a ser suficiente.

Ahora vas a tener que saber y ponerlo en práctica al usar correctamente las herramientas de tu negocio, los programas que utilizas.

Cuando tengas contacto con colaboradores, debes saber la importancia que tiene firmar un acuerdo de confidencialidad para proteger tu negocio. ¿O prefieres que luego se lleve los contactos de tus clientes y haga negocios con ellos?

También es importante que establezcas un control de acceso de tus trabajadores o colaboradores a los datos. Es decir, que puedan tener acceso a lo expresamente necesario, no a toda la documentación de tu negocio.

¿Y qué me dices de tener un ordenador sin contraseña, y sin cambiarla periódicamente? Sí, también tienes que hacerlo.

Vale, que trabajas desde casa y no vive nadie más contigo. Bueno, tiene un pase, pero aun así yo pondría la contraseña, porque siempre pueden entrar en tu casa y robarte el equipo. (Que espero que no!).

¿Y si te vas de viaje con tu portátil? Pues tiene que llevar contraseña, y…. ¡no te conectes a las wifi públicas! Eso ha dolido más, no? Pues ni te imaginas lo fácil que es que te roben la información a través de esta conexión.

Yo jamás me conecto con mi móvil a una red pública, porque tengo conectado Dropbox y acceso al email y no quiero que me roben tus datos.

Toda esta información tiene que estar actualizada en tu Documento de Seguridad, que es como el manual interno de protección de datos de tu negocio. Y es lo primero que te va a pedir la Agencia Española de Protección de Datos en caso de una inspección.

Si has delegado la gestión de la protección de datos en un buen profesional, sí hará todo estos pasos, pero no será lo mismo porque no vive el día a día de tu negocio.

Los emprendedores que han contratado mi servicio de adaptación a la LOPD saben que yo me preocupo de llevar el Documento de Seguridad siempre al día, y que por ello pregunto al menos una vez al mes las modificaciones que haya habido en la empresa.

Pero lo sigo diciendo, que conozcas lo que puedes o no hacer con los datos que manejas en tu negocio es primordial.

Por ello he creado el curso de adaptación a la LOPD para negocios online, con el que podrás tanto gestionar tú mismo/a la protección de datos de tu negocio o delegarlo a un profesional, pero sabiendo lo que estás haciendo.

Es hora de pasar a la acción y tomar el control de tu negocio.

 

¿Sabías la importancia que tiene que conozcas la LOPD para poder aplicarla realmente en tu negocio?

Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla 

 

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¿Cómo hacer email marketing legal?

Todos los que tenemos un negocio online sabemos lo importante que es el email marketing, pero ¿haces un email marketing legal?

Sí, también hay unos aspectos legales que cumplir cuando envías newsletters a tus suscriptores, y es raro el emprendedor online que lo cumple. Así que hoy te voy a contar cuáles son los puntos que debes tener en cuenta para que no seas uno de ellos, y no puedan sancionarte.


No te asustes, estás a tiempo para solucionarlo pero debes hacerlo cuanto antes.

 

Checklist para una estrategia de email marketing legal

Dar de alta los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos

Bueno, en general es cumplir con la protección de datos en tu negocio online, que ya os digo muchas veces que no es sólo este paso, pero voy a especificar concretamente en este post qué aspectos legales afectan a tu estrategia de email marketing sin diferenciar a qué materia pertenece.

Por tanto, como estás gestionando datos de tus usuarios, no dejes de dar de alta los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos. Aunque este punto desaparecerá a partir del 25 de mayo de 2018. Ya te informaré de ello.

Mientras tanto, te explico cómo dar de alta los ficheros en la AEPD.

 

Firmar acuerdo de encargado de tratamiento de datos con el proveedor de email marketing

Como ya te comenté, es uno de los errores que se cometen en relación a la protección de datos de un negocio online.

No debes olvidar, que tus proveedores suelen tener acceso a los datos que tú manejas, y uno de ellos es la plataforma de email marketing, por lo que no dejes de firmar el acuerdo que te garantices que el uso que van a hacer de esos datos es el que tú les diga, no pudiendo almacenarlos para ellos en ningún momento.

A partir de mayo de 2018, con la entrada en vigor de la normativa europea, también tendrás que asegurarte que cumplen con la protección de datos, no bastará con firmar el acuerdo.

Elegir plataforma de email marketing que cumpla con la protección de datos

Por eso, elige siempre proveedores españoles o europeos, o por lo menos asegúrate que cumplen la normativa realmente.

Yo actualmente utilizo MailRelay para enviarte las newsletter. Cuido que tus datos estén a salvo.

 

Tener autorización

Es un punto esencial, el principio de todo, ya que si no te han autorizado a que les envíes comunicaciones, no podrás hacerlo o pueden sancionarte económicamente.

En el caso de que ya sean tus clientes, sí puedes enviar información de productos y/o servicios que sean similares a el/los adquirió.

La AEPD considera que es “envio masivo” remitir sin su consentimiento un mismo mensaje a más de 3 destinatarios, y enviar a un mismo destinatario 3 emails en el período de 1 año.

Se considera una infracción grave.

 

Formulario de suscripción donde quede constancia que han autorizado

Por eso, pon un formulario de contacto en el que quede constancia que te han dado la autorización y para qué te la han dado.

Pon un checkbox enlazado a la política de privacidad, donde expresamente se establezca que está aceptando el envío de promociones sobre tus servicios y productos. Vamos, que no simplemente se suscribe a que le informes cuando publicas un artículo en tu blog.

Identifícate en cada envío

En cada email que envíes debe quedar constancia de quién eres, los datos de la empresa, o sea, tus datos si eres autónomo. Sí, incluida la dirección.

 

Poner opción de desuscripción

No olvides facilitar que puedan desuscribirse cuando quieras, porque además de ser obligatorio, tendrás una lista de suscriptores que realmente le interesa lo que haces y ofreces.

Ah, y no olvides comprobar que funcione.

 

Utiliza el campo CCO (copia oculta)

Y por último, si vas a enviar un email a varios remites, aunque sea para realizar una consulta común a varios proveedores, nunca nunca nunca, pongas las direcciones sin copia oculta.

Utiliza el CCO. Evitarás sanciones cómo esta.

Si cumples todos estos puntos, es que realmente estás haciendo un email marketing legal. Si no es así, ponte en marcha para cumplir cada uno de ellos. Es muy importante respetar los derechos de los usuarios.

 

¿Habías tenido en cuenta estos aspectos en tu estrategia de email marketing?

Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla 

 

 

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La nueva Ley de Autónomos

El pasado 25 de octubre se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la Nueva Ley de Autónomos, que contiene nuevas medidas que son de aplicación inmediata (entró en vigor al día siguiente), y otras que tendrán que esperar a que se aprueben los Presupuestos Generales del Estado para el 2018 y se les asigne una partida económica.

Aquí te voy a contar cuales son las novedades más importantes, pero si quieres consultarlas todas, puedes leer la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes de Trabajo Autónomo.

¡Vamos a ver qué tal se han portado con la reforma!

 

¿Cuándo entra en vigor la nueva Ley de Autónomos?

Antes que nada, hay que tener en cuenta que no todas las medidas entran en vigor el 26 de octubre de 20017, hay excepciones:

  • Entran en vigor el 1 de enero de 2018 los artículos 1, 3, 4 y 11 y las Disposiciones Finales 1ª, 2ª, 3ª y 9ª.
  • Entra en vigor el 1 de marzo de 2018 la Disposición Final 4ª

La he ido poniendo en cada una de las novedades para que te quede más claro.

 

Mejoras en el sistema de la Seguridad Social de la Nueva Ley de Autónomos

Y empiezo por las bonificaciones porque es seguro lo que más te interesa, para poder pagar menos, que emprender es bonito, pero no fácil.

  • La conocida “tarifa plana” de autónomo de 50€ (80% de reducción) amplía su duración de 6 meses a 12 meses.

Además, el antiguo autónomo puede beneficiarse de la nueva tarifa bonificada tras 2 años de haber interrumpido su actividad, si no se había beneficiado antes; y tras 3 años si se había beneficiado. Ya no hay que esperar 5 años.

Buena opción para no facturar a través de cooperativas.

Entra en vigor el 1 de enero de 2018.

  • En caso de baja (mínima de 1 mes) por maternidad, paternidad, adopción o riesgo por embarazo o lactancia hay una bonificación del 100% de la cuota de autónomo. Así que genial, en esos casos no tendrás que pagarla. Ya en vigor.

 

  • Prestación económica por maternidad y paternidad: subsidio del 100% de la base reguladora. Entra en vigor el 1 de marzo de 2018.

 

  • Y si eres autónoma y tienes un hijo, cuando te reincorpores se te aplicará la tarifa plana durante un año, o la bonificación del 80% si se cotiza por una base superior. Te puedes beneficiar desde ya, no hay que esperar al año que viene. Ya en vigor.

 

  • La bonificación del 100% de la cuota durante 12 meses que ya se aplica por cuidado de menores de 7 años, se amplía hasta que el menor cumpla 12 años. Ya en vigor

 

  • En el caso que contrates indefinidamente a algún familiar (cónyuge, ascendiente/descendiente hasta 2º grado) tendrás una bonificación del 100% de la cuota de autónomo durante 12 meses, siempre que dicha contratación se mantenga durante los 6 meses posteriores. Ya en vigor.

 

  • Se reconoce el accidente in itinere en los autónomos, es decir si se produce al ir o venir del lugar de prestación del servicio, siempre que no sea el domicilio. Ya en vigor.

 

  • Los jubilados podrán compatibilizar su pensión al 100% con el desarrollo de un trabajo por cuenta propia, siempre que se tenga, al menos, un empleado. Ya en vigor.

 

Mejoras fiscales de la nueva Ley de Autónomos

  • Si trabajas desde casa puedes deducirte hasta un 30% de en gastos de agua, luz, electricidad y telefonía. Entra en vigor el 1 de enero de 2018.

 

  • Además, podrás deducirte en concepto de manutención hasta 27,27 euros diarios siempre que realices los pagos telemáticamente.  Si viajas fuera de España, los gastos diarios en manutención podrán alcanzar los 48,08 euros. Entra en vigor el 1 de enero de 2018.

 

Mejoras administrativas de la nueva Ley de Autónomos

  • Podrás cambiar hasta cuatro veces al año la base de cotización para ajustarla al nivel de ingresos que tengas. Entra en vigor el 1 de enero de 2018.

 

  • Además, podrás tramitar tres altas y tres bajas anuales en el RETA, pagando sólo los días de trabajo efectivo en los meses de baja y alta. Hasta ahora, si te dabas de alta el 20 de julio, por ejemplo, pagabas la cotización como si hubieras trabajado el mes completo. Entra en vigor el 1 de enero de 2018.

 

  • Si realizas el ingreso fuera de plazo, el recargo pasa a ser del 10%, no del 20% como era hasta ahora. Entra en vigor el 1 de enero de 2018.

 

  • La Seguridad Social devolverá el exceso de cotización a los trabajadores autónomos en régimen de pluriactividad sin necesidad de que estos lo soliciten. Ya en vigor.

Recuerda que ser autónomo puede ser uno de los aspectos a cumplir si eres blogger o emprendedor online, pero si tienes una tienda online es seguro que tendrás que darte de alta.

 

¿Qué opinas de los cambios introducidos en la Ley de Autónomos? ¿Piensas que son suficientes?

Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla 😉

 

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Las cooperativas de trabajo asociado, ¿una opción para facturar sin ser autónomo?

Al empezar un negocio online, el gran problema al que te enfrentas es que tus ingresos no te van a permitir pagar la cuota de autónomo que hay establecida en España.

Muchos me habéis preguntado por las cooperativas de trabajo asociado como es el caso de Factoo, Freelance SCM, Cooperativa Online o InPulse, para facturar sin tener que darse de alta como autónomo, y hoy os vengo a hablar sobre ellas, ya que desde este verano, tienen polémica.

¡Vamos allá!     

 

¿Qué son las cooperativas de trabajo asociado?

Wikipedia lo define así:

Una cooperativa de trabajo asociado, cooperativa de producción, o simplemente cooperativa de trabajo, es un tipo de cooperativa cuyo objetivo es el proveer y mantener a sus socios de puestos de trabajo a tiempo parcial o completo, a través de la organización en común de la producción de bienes o servicios para terceros.

Las cooperativas de trabajo agrupan con la cualidad de socios a personas físicas que, mediante su trabajo en común, realizan cualquier actividad económica de producción de bienes o servicios para terceros.

 

Y en la práctica en lo que consiste es que como socio de esa cooperativa, ésta va a facturar por ti a tus clientes, dándote de alta en la Seguridad Social como un trabajador por las horas necesarias para la realización del trabajo.

De lo que le cobren a tu cliente, van a descontar el pago a la Seguridad Social, la retención de IRPF y su comisión (que suele ser un 5%).

Por tanto, de los 1000 € netos que facturen te descuentan 56,5 € a la Seguridad Social, 59,5 € de gastos de gestión y 20 € de retención de IRPF, y la diferencia te lo ingresan.

Suena muy bien, pero… ¿es legal?

¿Es legal facturar a través de cooperativas de trabajo asociado?

Pues hasta este verano supuestamente sí era legal facturar a través de cooperativas, pero seguro que te has enterado que el Ministerio de Empleo lleva desde noviembre de 2016 investigándolas y ha decidido descalificar a Factoo como cooperativa, pidiendo a alguno de los socios que se pongan al día en los pagos de las cuotas de autónomo.

Es una decisión administrativa, que Factoo podía recurrir judicialmente, y es lo que han hecho, por eso sigue funcionando.

Habrá que esperar al fallo judicial, pero Cooperativa Online e Inpulse ya han cesado en su actividad, y has dado un margen de tiempo a sus socios para que busquen otra solución.

 

¿Por qué se está considerando ilegal facturar a través de Cooperativas?

Antes que nada tengo que decirte que considero que ha saltado la liebre por el abuso que se ha hecho de facturar a través de ellas, ya que estaba pensada para freelance que comenzaban y que facturaban poco, lo cual no le permitía pagar una cuota de autónomo.

Además, la publicidad que ha realizado las cooperativas ha sido muy a saco, sobre todo Factoo, que ponía bien grande: Factura sin ser autónomo. Que ha tenido que quitarlo para no dar lugar a malentendidos mientras llega la resolución judicial.

Dicho esto, cuando te poner a analizar realmente lo que supone facturar a través de cooperativas….

  • Eres un trabajador por cuenta ajena que se está pagando su propia cuenta de la Seguridad Social
  • La cooperativa no te está dando trabajo, eres tú quien trae al cliente

 

Por lo que muy seguramente la resolución judicial va a indicar que las cooperativas de trabajo asociado son ilegales, o va a delimitar muy claramente cuando se pueden utilizar.

En cuanto salga la resolución te la comentaré, pero mientras tanto….

¿Cómo facturas el trabajo que realizas?

Como ya te he comentado en otra ocasión, desde el primer momento tienes que darte de alta en Hacienda y hacer tus declaraciones de IVA y de IRPF, por lo que ya puedes facturar a tus clientes.

Cosa aparte es darse de alta como autónomo en la Seguridad Social, donde sí hay sentencia del Tribunal Supremo que establece que no es necesario cuando no se llega a facturar el Salario Mínimo Interprofesional.

Eso sí, debes tener en cuenta que la sentencia aún no se ha llevado a la legislación, por lo que la Seguridad Social puede requerirte que te des de alta como autónomo, y entonces tendrás que ir a juicio alegando la jurisprudencia del Tribunal Supremo.

 

Recomendación

Visto todos estos puntos, y para que te quede más claro, mi recomendación para que factures a tus clientes es que te des de alta en Hacienda desde el primer momento, y cuando estés facturando unos 300 – 400 € al mes, te des de alta en la Seguridad Social como autónomo, y aproveches la tarifa bonificada de 50 € durante los primeros 6 meses que en breve serán de 12 meses, para seguir haciendo crecer tu negocio.

Al darte de alta cuando factures 300 ó 400 € no estarás estirando el chicle al máximo, hasta llegar al Salario Mínimo Interprofesional, por lo que el riesgo de que la Seguridad Social te requiera que te des de alta se reducirá bastante.     

 

¿Estás facturando a través de cooperativa? ¿Sabías los riesgos que corres al facturar de esta forma? ¿Estás barajando otras opciones?

Me encantaría leerte en los comentarios para poder seguir ayudándote.

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¡NO TE VAYAS AÚN!

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