Cuando comenzamos nuestro pequeño negocio, la primera duda que tenemos es cómo hacer una factura tras la primera venta.

Te voy a explicar todo lo que necesitas saber para emitir una factura, con ejemplo incluido y herramientas que te van a facilitar esta tarea.

¡Vamos a verlo!

 

¿Cuándo hay que hacer una factura?

Los empresarios y profesionales deben emitir factura, siempre, en los siguientes casos:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija, para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • En el caso de exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto las que se realicen en tiendas que sean libres de impuestos.
  • En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica, que no actúe como empresario o profesional.

 

Existen algunas operaciones en las cuales no es necesario realizar una factura:

  • Operaciones exentas de IVA.
  • Realizadas por autónomos que están en el régimen especial de recargo de equivalencia.
  • Realizadas por autónomos en el régimen simplificado de IVA (módulos).
  • Realizadas por autónomos del régimen especial de agricultura, pesca y ganadería.

 

Salvo que estés incluida en alguno de los casos anteriores, tienes que elaborar una factura.

 

¿Se puede sustituir una factura por un ticket?

No, la actual legislación obliga a emitir una factura, eso sí, en importa inferiores a 400 € (IVA incluido) se puede emitir una factura simplificada en caso de ventas o servicios al por menor, de ventas o servicios a domicilio del consumidor siempre que el destinatario se encuentre en territorio español.

La diferencia de esta factura es que no precisa de los datos del destinario, sólo hay que incluir los del vendedor, es decir, nuestros datos.

 

¿Qué datos hay que incluir en una factura?

Puedes darle distintos diseños a una factura, pero lo que sí debe incluir son unos datos mínimos:

  • Fecha y Número de facturas correlativas, para no hacer trampas, de modo que si hay un error en la factura tenemos que emitir una factura rectificativa, con nº diferente a las normales.
  • Tus datos fiscales – nombre, NIF o CIF y el domicilio fiscal
  • Datos del receptor (si no es una factura simplficada) – nombre, NIF o CIF y el domicilio fiscal
  • Descripción – Detallar en qué consiste el producto, bienes o servicios que vamos a facturar para que no haya lugar a equívocos o malas interpretaciones.
  • Base imponible – Es el precio e servicio o del bien sin incluir los impuestos.
  • Tipo de IVA, recargo de equivalencia e IRPF
  • Importe total – Es  cantidad total que debe pagar el cliente.
  • Forma de pago – Puede ser en efecto, por transferencia, tarjeta, etc.

 

Ejemplo de factura

 

Obligación de conservar las facturas emitidas

Es necesario conservar tanto las facturas que has emitido como las que has recibido, pero no es necesario que estén en papel si las has recibido electrónicamente.

Ya lo dice la Agencia Tributaria: “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”

Si las has recibido en papel puedes conservarla en formato digital si puedes probar que es exacta a la original, para lo que puedes utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria. Como es el caso de Anfix.

Las facturas debemos conservarlas durante 6 años, aunque la empresa o negocio ya no tenga actividad.

Ahora bien, hay casos concretos que hay que conservar las facturas durante un período superior, como son las facturas de inmovilizado, o en caso de empresas que están compensando bases imponibles negativas.

 

Soluciones que nos facilitan la vida

Para evitarnos quebraderos de cabeza hay programas de facturación online que nos facilitan esta tarea, y que nos permiten conservar todas las facturas durante el tiempo establecido por la ley.

Además, incluso nos permiten rellenar automáticamente los modelos de impuestos. Listos para presentar.

Estos programas de facturación son Quaderno, Quipu, Anfix,… Si quieres que te hable más detalladamente sobre cada uno de ellos, dímelo en los comentarios.

¿Sabías hacer una factura correctamente? ¿Conocías las herramientas de facturación?

Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla 

 

 Recuerda compartir este post en tus redes sociales, estarás ayudando a tus compis emprendedores online 

¡NO TE VAYAS AÚN!

Recibe GRATIS la Guía Legal donde te explico todos los aspectos legales que debes cumplir según el tipo de negocio que tengas.

 

Si vendes productos y o servicios (también puedes obtener ingresos por afiliación). 

Si tus ingresos son por afiliación y/o publicidad exclusivamente