El comercio electrónico está experimentando un fuerte crecimiento y cada vez se abren más tiendas online, pero la mayoría no está cumpliendo con los requisitos legales mínimos necesarios, normalmente por ser un tema que desconocen. Para que no sea tu caso, y evitarte así importantes sanciones y tener menos clientes, aquí te explico paso a paso  cómo cumplir los aspectos legales de una tienda online.

 

Elige el nombre de la tienda y el dominio

Y seguro que estás pensando: ¿Pero Mayte, qué tiene eso que ver con que mi tienda online sea legal? Pues mucho, porque no vale con elegir un dominio que nos guste y esté libre.

Hay que comprobar que no haya ya una marca registrada con el nombre elegido, porque aunque no tenga el dominio registrado está protegido y nos lo podría quitar e incluso pedir indemnización económica por su uso.

A parte de perder todo el trabajo que has realizado en posicionar tu tienda online.

Puedes comprobar las marcas registradas aquí para asegurarte que tu dominio no puede darte futuros problemas.

 

Elige tu hosting europeo

Sí el hosting que elijas también tiene que ver con la legalidad ya que entra en juego la protección de datos. Y si bien es cierto que empresas de fuera de la Unión Europea deben adaptarse para cumplir el Safe Harbor, la seguridad que ofrecen no es la misma, y a la larga siempre da problemas.

 

Así que mejor apostar desde un principio por la seguridad, porque además tenemos en España muy buenos proveedores de hosting y con precios muy competitivos:

Ya es cuestión de elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades y a nuestro bolsillo.

 

 

Incluye los textos legales

Al vender en internet tienes que cumplir con las siguientes leyes y mostrarlo en los textos legales de tu tienda online:

  • LOPD, es decir, la Ley de Protección de Datos (en breve RGPD)
  • Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico
  • Ley sobre Condiciones Generales de la Contratación
  • Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios

Para ello debes incluir los siguientes textos legales:

 

El aviso legal 

En este apartado es donde vas a informar a tus futuros clientes quién hay detrás de tu tienda online indicando los siguientes datos:

  • Tu nombre o denominación social y datos de contacto: domicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita una comunicación directa y efectiva, como por ejemplo un número de teléfono o un número de fax. Como dirección no vale un apartado postal.

 

  • Tu DNI o CIF de la empresa.

 

  • El número de registro del Registro Mercantil o del registro público en el caso que hayas registrado la empresa.

 

  • La autorización administrativa, si la actividad de tu tienda online requiere de una.

 

Debes indicar también las normas de uso y la propiedad intelectual del contenido de tu tienda online (productos, fotografías, etc…)

 

Siempre que incluyas los datos que te he indicado, puedes redactar el aviso legal de tu tienda online siguiendo el tono de tu marca, no es preciso que tenga un tono formal.

 

La política de cookies

Los cookies guardan información de lo que haces en internet, los hábitos en la red y es por ello que debes avisar de su uso y que el usuario las acepte.

Si vas a hacer anuncios de retargeting, son los culpables de que vayan persiguiendo a los usuarios que visitaron tu tienda online y se fueron sin comprar.

La información se debe dar en 2 fases:

  1. Con la ventana emergente nada más abrir tu tienda online donde vas a informar del uso de cookies, el tipo y su finalidad, y lo enlazarás con la política de cookies (que es la segunda fase)

 

  1. Con el texto de la política de cookies donde informarás sobre qué son las cookies, un listado de todas las que utiliza tu tienda online y cómo desactivarla, además del tipo que son (propias, de terceros, permanentes, de sesión, de análisis,…y la finalidad que tienen.

La Agencia Española de Protección de Datos ha realizado una completa Guía sobre el uso de las cookies

La política de privacidad

Es uno de los pasos para cumplir con la protección de datos en tu tienda online. Más adelante te cuento el resto de los aspectos a cumplir en esta materia.

En la política de privacidad debes informar:

  • Quién es el responsable de los datos (lo lógico es que seas tú)
  • Los terceros destinatarios de los datos
  • La plataforma de email marketing que utilizas
  • El servicios de captación de leads (por ejemplo, si utilizas Facebook Ads debes indicarlo y enlazar con su política de privacidad)
  • Indica también el plazo por el que se recopilan los datos y su finalidad.

Recuerda que no es necesario redactar este texto legal de manera formal, puedes darle el toque de la identidad de marca.

 

Las condiciones generales de venta

Es la parte fundamental de tu tienda online porque es un contrato con tus clientes, por lo que debes indicar todos los aspectos para cubrirte las espaldas. Es un contrato de adhesión.

Además, de esta forma también le estarás dando más confianza al posible cliente.

No olvides indicar claramente estos datos:

  • El tipo de producto que vendes
  • En qué moneda se indican los precios y si incluye el IVA o no
  • Cómo se realiza el envío y los plazos de entrega. Así como el coste del envío y su posible demora.

Si no se indica el plazo de entrega, tendrás que entregarlo en los 30 días siguientes a la recepción del pedido, lo que dependiendo del producto que vendas puede resultar imposible.

 

  • Las formas de pago (no se le puede cobrar un extra por elegir una u otra forma de pago)
  • Las garantías. Recuerda que por ley son 2 años.
  • Y las posibles formas de devolución del producto y las causas.

No hay que olvidar que el comprador puede desistir del contrato de compra dentro del plazo de 14 días contados desde la fecha de recepción del producto (exceptuando los productos de uso inmediato, que no podrán ser devueltos).

Si no especificas este punto, el cliente tendrá 12 meses para devolver su compra. ¿Una locura, verdad?

Pero tranquilo/a, que hay excepciones al derecho de desistimiento del cliente:

  • Los servicios desde el momento en que han sido completamente prestado.
  • Productos claramente personalizados al cliente
  • Productos que se deterioren o caduquen rápidamente
  • Programas informáticos, músicas, vídeos que estén precintados
  • Prensa y revistas
  • Infoproductos

 

Es recomendable que no copies estos textos, hazte los tuyos propios, porque demás de ayudarte con el SEO, te evitas problemas, como por ejemplo, tener que afrontar una política de devoluciones que te resultará imposible porque has copiado las de ZARA (lo que ya le pasó al propietario de una tienda online mucho más modesta).

Pasos para cumplir con la protección de datos en una tienda online

Este aspecto es ya de vital importancia, y más aún con la próxima entrada en vigor del RGPD, que regula esta materia a nivel europeo.

Y si tienes una tienda online debes cumplir la protección de datos sí o sí porque estás manejando datos de suscriptores, proveedores, clientes, etc. Así que paso a indicarte qué es lo que debes hacer para cumplir este punto:

 

Nivel de seguridad a aplicar

A no ser que por los productos de tu empresa conozcas datos especialmente sensibles de tus clientes como su ideología, vida sexual, etc… el nivel de protección que tendrás que aplicar es el básico.

 

Alta de ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos

Ahora que ya sabes el nivel de protección a aplicar, debes dar de alta los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, un fichero por cada grupo de datos que manejes: suscriptores, clientes, proveedores, etc.

Aquí te explicado cómo dar de alta un fichero en la AEPD.

 

Redactar el Documento de Seguridad

Sería como un manual interno en el que se recoge el procedimiento a seguir para la protección de los datos que trata la empresa. En él debes incluir todo el proceso a seguir, los datos que manejas, las incidencias, etc.

No lo dejes, porque en caso de inspección es lo primero que te van a pedir. La AEPD ha creado una plantilla donde te explica paso a paso cómo crear tu Documento de seguridad.

 

Redactar contratos de encargados de tratamiento de datos

El responsable del fichero eres tú, y como tal tendrás que firmar acuerdos de confidencialidad con los proveedores que tengan acceso a tus datos:

  • Gestos fiscal
  • Proveedor de hosting
  • Proveedor de email marketing
  • El webmaster
  • La empresa de mensajería

 

De esta forma, si ellos no actúan correctamente, la responsabilidad (y la multa) cae sobre ellos, no sobre ti.

 

Recabar el consentimiento expreso

Es preciso tener un consentimiento expreso de los usuarios, por lo tanto, en todas las sesiones de tu tienda online donde recopiles datos de los usuarios y clientes, debes incluir un checkbox (sin marcar previamente) para que acepten el tratamiento de datos. No olvides poner un enlace a la política de privacidad.

Respetar la propiedad intelectual e industrial

Tu tienda online debe respetar el derecho de autor de terceros, es por ello que las imágenes que utilices deben ser propias o tener la autorización por escrito para utilizarlas. Si para la venta de productos dispones de las fotografías de tu proveedor, debes tener su autorización para poderlas usar en la web.

También el contenido debe ser propio, sin copiar, ya no sólo por evitar  problemas legales, sino porque afecta al SEO de tu tienda online.

El proceso de venta

Debes ir guiando al usuario en todo el proceso de ventas, y es preciso que previamente a la compra acepte las condiciones de venta a través de check.

Una vez que formalice la compra tienes que enviarle una confirmación de la misma por email junto con el albarán de lo que ha comprado.

 

Fiscalidad

Una vez que tienes la tienda online totalmente montada es hora de darse de alta como autónomo/a si aún no lo eres. La venta online tiene la misma fiscalidad que si vendieras en una tienda física, por tanto debes declarar los ingresos que tengas desde el primer euro de venta.

  • Tienda online complementaria a una tienda física: Si ya vendes offline, pero te has decidido vender también en el mundo online, lo único que debes hacer es darte de alta en un nuevo epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (ampliar los puntos que indicaste en el modelo 036).

 

  • Nueva actividad: Deberás realizar los trámites que realiza cualquier negocio que comienza. Es decir, darte de alta como autónomo y realizar el alta censal en Hacienda con el modelo 036 (para autónomos) o el modelo 037 (en caso de sociedad o empresa).

 

Una vez que has iniciado el negocio de tu tienda online tendrás las siguientes obligaciones fiscales:

  • Presentar trimestralmente modelo 303 en el que declaras las compras y ventas en España
  • Presentar trimestralmente el modelo 349 para declarar las compras y ventas en la Unión Europea
  • Presentación trimestral del modelo 130 para los pagos anticipados del IRPF
  • Declaración de la renta anual (modelo 100)

Si vas a vender productos fuera del territorio español, lo mejor es darse alta en el registro de operadores de IVA intercomunitarios.

Además debes tener en cuenta en qué país se encuentra el cliente que realiza la compra porque de ello dependerá si tienes que aplicarle IVA en su factura, y cuál es el porcentaje de IVA a aplicar.

Y tienes que tener un control de todas las transacciones realizadas y emitir factura simplificada (si no supera los 400 €) de cada una de ellas.

Pero no te marees, sé que es una locura, pero siempre hay soluciones para todo. En estos casos es imprescindible contar con una herramienta online que va a hacer automáticamente todo este trabajo por ti.

Es el caso de Quaderno y de Quipu, las cuales te simplifican todo el proceso. En el blog te hablaré de cada una de ellas para que puedas elegir cuál es la que mejor se adapta a tus necesidades.

 

Quipu, programa de facturación online

 

Estos son todos los aspectos legales que debes cumplir. Hacienda ya le ha echado el ojo a las tiendas online y a los beneficios que genera, así que no dejes de cumplir todos los aspectos legales, sobre todo los fiscales.

¿Tu tienda online cumple con todos los aspectos legales que te he indicado?

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