Si ya comienzas a tener más trabajo en tu negocio online, una de las funciones que vas a delegar primero es la gestión de las redes sociales ya que consume mucho tiempo, pero es muy importante para nuestro negocio.
Para ello “contratarás” a un Community Manager que lleve tus redes sociales, ¿pero conoces los aspectos legales que debe cumplir?
Este post te va a interesar tanto si eres Community Manager como si quieres contratar a uno.
¿Qué aspectos hay que tener en cuenta al contratar un community manager?
Haz un contrato de prestación de servicios community manager
Es primordial que firmes un contrato con el Community Manager donde establezcas todo vuestra relación contractual: precio, plazos de entrega, causas de resolución del contrato, consecuencias del incumplimiento,…
Pero no solo establezcas estos aspectos, no olvides también indicar lo que puede y no puede hacer. Por ejemplo:
Las imágenes que van a subir a las redes sociales: propios, de cuál banco de imagen,…
Cómo actuar antes las críticas
Que no retuiteen contenido de terceros que puedan dañar el derecho al honor y a la propia imagen de una persona o de una empresa.
Indica que no podrá modificar los datos de acceso a las redes sociales, y si es preciso hacerlo que lo haga bajo tu autorización.
Incluso puedes indicar desde qué dispositivos se va a poder conectar para así proteger los datos de tu empresa.
Cuáles son las bases de los sorteos o concursos…
Cuando decides contratar a un Community Manager debes tener muy clara tu estrategia en la redes sociales y la imagen que quieres dar, y transmitirla a quien será tu Community Manager, dejándole claras las directrices a seguir, si no quieres que responda así:
Además, debes tener en cuenta otros aspectos de la relación contractual, como por ejemplo, que en su perfil personal el CM pueda indicar que trabaja para tu marca y con ello consigue seguidores tuyos, pero ¿qué pasa cuando deja de trabajar contigo y comienza a trabajar con tu competencia? va a seguir teniendo a tus seguidores….
Otro ejemplo, es quién tendría la responsabilidad sobre las opiniones vertidas en redes sociales en nombre de tu marca.
Son puntos que debes dejar muy claros en el contrato prestación de servicios con tu community manager, y que casi nunca se hace.
¿Me equivoco? Seguro que no, porque ni habías caído en la cuenta todo lo que podría suceder si no lo regulas. Es normal, pero para eso estoy yo aquí, para prevenir y hacerte más fácil las gestiones de tu negocio.
Firma un acuerdo de encargado de tratamiento de datos
Ya te conté en un post cómo debes adaptar tu negocio a la LOPD, y uno de los puntos que debes cumplir es asegurarte que todos los terceros que tengan acceso a los datos de tu empresa tienen que proteger los datos a los que tienen acceso. Y para asegurarte de eso tienes que firmar un acuerdo de encargado de tratamiento, aunque también puedes incluirlo directamente en el contrato que firméis.
Además, indícalo en la política de privacidad, junto con los demás encargados de tratamiento.
Es uno de los principales errores que se comenten en materia de protección de datos.
¿Qué debo tener en cuenta si soy community manager?
Y si tú eres el Community Manager también debes preocuparte por estos puntos que he indicado para evitarte futuros problemas.
Dejar muy claro lo que puedes y no puedes hacer y las directrices que debes seguir te evitarán una posible demanda y un despido, como le pasó al CM de Ballantine, que no lo demandaron, pero sí lo despidieron.
Seguro que ni habías pensado en todo lo que supone no regular la relación contractual, pero como ves te puedes quitar muchos dolores de cabeza. Ya sabes, siempre es mejor (y más económico), prevenir que lamentar.
Para ello estoy redactando la plantilla de un contrato de community manager y como quiero que sea perfecta, que incluya todos los aspectos que necesitas tener en cuenta,… Estoy buscando a 20 tester, que quieran adquirirla por 17€+iva, e ir trabajando juntos lo que consideréis necesario en el día a día de vuestro negocio. Además, dispondrás de todas las actualizaciones que se realicen.
La plantilla ya la tengo redactada, sólo vamos a pulirla para que no te encuentres ninguna sorpresa al contratar community manager. También puedes ser un tester si eres un community manager.
Si estás interesado déjame en el formulario tu nombre y tu email, y ¡comenzamos a trabajar juntos!
¡Por sólo 17€+iva vas a tener el contrato de prestación de servicios de community manager perfecto!
¿Sabías la importancia que tiene formalizar la relación contractual con tu Community Manager? ¿Has tenido ya algún problema por no hacerlo? Me gustaría conocer tu caso e intentar darle una solución.
Cuando empezamos, lo normal es que apenas tengamos ingresos, y no nos da ni para pagar la cuota de autónomo. Pero, ¿realmente hay que darse de alta desde el principio o depende de cuánto ingreses? ¿Existe un importe de ingresos mínimos para ser autónomo?
Pues es justo de lo que vamos a hablar hoy porque es muy dispar la información que se encuentra en internet y que se da en grupos de Facebook, y yo quiero que tengas las cosas claras, porque te la puedes estar jugando por una información errónea (que es lo que suele leerse).
Ser autónomo y pagar impuestos
Lo primero es tener claro que una cosa es la Seguridad Social, donde te das de alta como autónomo; y otra es Hacienda, donde te das de alta en el censo de empresario, profesional y retenedores, a través del modelo 036 o 037.
En Hacienda te tienes que dar de alta desde el primer momento que empiezas a facturar, y comienzan tus obligaciones tributarias: presentar los impuestos trimestrales del IVA, IRPF,….
¿Y qué pasa con la Seguridad Social? ¿Me tengo que hacer autónomo? Pues vamos a seguir desgranando el asunto para que puedas entender mi respuesta.
Facturar a través de cooperativas
Te habrán dicho, vale, te das de alta en Hacienda, y luego te apuntas a una cooperativa que es la que va a pagar la Seguridad Social por ti, y así ya no tienes que darte de alta como autónomo.
Hacienda se está frotando las manos, y pensando… tú sigue, que luego me vas a pagar todas las cuotas de autónomo atrasadas, y encima no te vas a poder acoger a la tarifa reducida (50€ al mes durante 1 año de cuota de autónomo).
Este verano de 2017 ya cerraron varias cooperativas, y lo peor es que los usuarios pensaban que lo que hacían era legal.
¿Debo darme de alta como autónomo?
Estarás diciendo que me deje ya de líos y que vaya al grano, pues tranquilo/a, que ya hemos llegado al quid de la cuestión.
La ley dice en su artículo 1.1 del Decreto 2530/1970, de 20 de agosto:
“A los efectos de este Régimen Especial, se entenderá como trabajador por cuenta propia o autónomo, aquel que realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción por ella a contrato de trabajo y aunque utilice el servicio remunerado de otras personas”.
Y habrás leído por muchos sitios que eso quiere decir que si no llegas al Salario Mínimo Interprofesional, que en 2018 es de 735,90€ mensuales, significa que no es habitual y entonces no tienes que ser autónomo.
Pero siento decirte que eso no es lo que dice la ley, sino lo que dicen algunas sentencias, entre ellas una de laSala Cuarta del Tribunal Supremo que es la que ha provocado toda esta confusión, pero que se refiere a un agente de seguros, que se rigen por otrosistema.
Y hay más casos puntuales, como el del vendedor ambulante de menaje de cocina (Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Castilla – La Mancha de 26 de septiembre de 2005 y Sentencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo de 20 de marzo de 2007) que considera que lo indicado en la sentencia que antes te comentaba son aplicables al supuesto de un vendedor ambulante de menaje de cocina cuyos ingresos no superaron en los últimos años el 75% del salario mínimo interprofesional.
¿Y qué quiere decir todo esto?
Pues que si no te das de alta como autónomo, te la estás jugando, porque en realidad la ley dice que sí te tienes que dar de alta.
Ahora bien, en el caso que la Seguridad Social te indique que debes darte de alta, en el juicio puedes intentar defender tu postura basándose en esta sentencia. Pero debes ser consciente que dependerá del criterio del juez, y de que puedas probar que tu actividad no es habitual. Este es el punto realmente importante.
El criterio de habitualidad en el trabajo es el que determina si estamos obligados o no a darnos de alta como autónomos. En caso de inspección vas a tener que demostrar que la actividad no la realizas de forma habitual. Pero… ¿cómo demuestras que tu web o blog no es habitual si siempre está disponible?
Si tienes una ecommerce, vendes infoproductos, servicios…. Van a considerar que hay habitualidad, y te va a tocar pagar todas las cuotas de autónomo atrasadas, vendas o no vendas. Es igual que un negocio físico en el que no entran clientes. Desde el momento que abre tiene que ser autónomo.
Mi recomendación
Sé que mi respuesta no te ha gustado y es comprensible, porque además hay muchas situaciones distintas que realmente es injusto que tengas que darte de alta como autónomo.
Por ejemplo si tienes un blog como hobbie pero aprovechas para sacarte algún dinerito para tus gastos, cuando abres una web de servicios para comprobar si hay mercado,….
Te entiendo perfectamente.
Por eso mi recomendación es que vayas a la Seguridad Social y le cuentes tu situación y que sean ellos quién te digas cuándo realmente te debes dar de alta como autónomo.
Pero ojo, que te den la respuesta por escrito y en papel oficial, porque las palabras se las lleva el viento, y si luego vienen con una inspección, podrás acreditar que actúas así porque te lo indicaron ellos.
Te espero en los comentarios con tus dudas y opiniones. ¿Conocías realmente lo que dice la ley?
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Queda menos de un mes para que sea de aplicación el RGPD, la normativa europea de materia de protección de datos, y aún hay muchas webs que ni siquiera tienen adaptados sus formularios a esta normativa porque bien el proveedor de email marketing o el plugin aún lo permite, no pudiendo así tener el consentimiento expreso del usuario que se suscribe.
Es justo lo que me pasaba a mí hasta este fin de semana, pero gracias a Roberto García, consultor Membership Sites, ya tengo mi web 100% adaptada, y he comenzado a actualizar mi lista de suscriptores.
Y para que no te pase a ti lo mismo, hemos creado este post en colaboración donde Roberto te va a explicar la parte técnica, y yo la parte teórica, para que cuando llegue el 25 de mayo tu web esté lista.
Se han incluido los proveedores que de momento dejan crear formularios 100% adaptados al RGPD. Iremos actualizando el post.
¡Vamos allá!
CÓMO OBTENER EL CONSENTIMIENTO EXPRESO EN TU WEB
¿Qué es el consentimiento expreso?
Voy a comenzar explicando qué es el consentimiento expreso y por qué es tan diferente de lo que veníamos haciendo hasta ahora.
El consentimiento expreso es la acción inequívoca del usuario aceptando suscribirse, o aceptando que contactes o que le envíes información comercial. Y este hecho se traduce técnicamente hablando, en tener que seleccionar el checkbox de aceptación de la política de privacidad.
Pero además tienes que poder almacenar el consentimiento del usuario para poder demostrarlo en caso de denuncia. No vaya a ser que a algún suscriptor se le olvide que se suscribió y decida denunciarte ante la AEPD, sobre todo ahora que pueden pedir indemnización.
Hasta ahora lo que teníamos (y en la mayoría de los casos seguimos teniendo) es el consentimiento tácito. La ley entendía que si dejaba los datos era porque aceptaba que le enviaras la información.
Como ves es un cambio bastante importante.
El email de confirmación que te envié el proveedor de email marketing, y que debes guardar como prueba, tiene que indicar los datos que confirmen la validez de los consentimientos, como es la fecha en que se otorga, la IP, el email y la web desde dónde se suscriben.
Este es el ejemplo perfecto de la confirmación que se recibe de MailChimp:
Información básica del tratamiento de datos para obtener el consentimiento expreso
Pero para que el consentimiento se considera expreso, aparte de realizar la acción de clicar el checkbox, el usuario también debe conocer PREVIAMENTE el tratamiento que se le va a dar a sus datos, es decir, quién va a tener acceso a ellos y con qué finalidad.
Para ello tendremos que indicar esta información en una leyenda en el formulario de suscripción similar a este. Puedes dar la información con tus palabras, pero sin olvidar ninguno de los datos:
Te informo que los datos de carácter personal que me proporciones rellenando el presente formulario serán tratados por mí, (tu nombre completo), como responsable de esta web. Con la finalidad de gestionar el alta a esta suscripción y remitir boletines periódicos con información y oferta prospectiva de productos o servicios propios y de terceros afiliados. Legitimación: Consentimiento del interesado. Destinatarios: Mailchimp. Puedes consultar aquí su política de privacidad Derechos: Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir los datos en hola@legalidadonline.com así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Puedes consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en mi política de privacidad
Os dejo el ejemplo de cómo lo tengo yo puesto en mi web:
SOLUCIONES TÉCNICAS PARA INCLUIR EL CHECKBOX EN NUESTRA WEB
Una vez que sabemos la parte teórica, nos encontramos con la dificultad de ponerlo en práctica, pero Roberto, nos va a explicar cómo debemos hacer este proceso en los proveedores que de momento lo permiten.
Sin su ayuda yo aún estaría mareada intentando poner mis formularios correctamente para cumplir con el RGPD y poder actualizar mi lista de suscriptores.
MailChimp
Este es mi actual proveedor de email marketing, y como os he comentado me estaba volviendo loca para poder poner el checkbox y la información básica del tratamiento de datos de manera correcta.
Antes ya tenía el checkbox (usaba MailRelay), pero no dejaba rastro para poder demostrar que realmente me había dado el consentimiento, por lo que en realidad de poco valía. Además, el email de confirmación que envían no incluía la información necesaria que luego me pudiera servir de prueba para certificar el consentimiento.
Os dejo aquí el tutorial para que en el caso que también utilices MailChimp, no tengas ningún problema en adaptar tu formulario. Es muy sencillo de seguir, Roberto lo explica de forma muy clara.
La verdad que MailChimp se ha puesto bien las pilas para cumplir con el RGPD. Yo era anti-Mailchimp, no me gustaba nada, pero por culpa de Elsa López y su academia Dale al Mono, ahora me encanta.
Active Campaign
Otra de las opciones que muchos utilizáis es Active Campaign, y aquí tenéis el taller de cómo configurarlo para obtener el consentimiento expreso.
Desde luego Roberto ha hecho un increíble trabajo con estos tutoriales, pues al fin vamos a tener unos formularios en nuestra web que cumplen con el RGPD.
Cuando otras plataformas se vayan adaptando a la normativa lo iremos incluyendo aquí con nuevos tutoriales.
Ahora te toca ponerlo en práctica, adaptar los textos legales de tu web a la nueva normativa, y comenzar a actualizar tu lista de suscriptores.
A partir de 2015, y para limitar las prácticas de elusión de impuestos de grandes compañías como Amazon o Apple, que facturaban sus productos donde el IVA era más bajo, se estableció que la ventas de productos digitales se les tenía que aplicar el IVA digital.
En este post te voy a explicar de manera clara en qué consiste.
¿Qué es el IVA digital?
Se trata de aplicar el IVA del país del comprador en la venta de los productos digitales, de esta forma, las grandes compañías no establecen su sede en un país donde el IVA sea bajo porque eso les va a dar igual, ya que va a depender de dónde se encuentre el comprador.
Por ejemplo, Amazon tenía establecida su sede europea en Luxemburgo porque el IVA era del 3%.
Si tu empresa está fuera de la Unión Europea pero vendes a clientes europeos, tienes que aplicar el IVA del país del comprador.
¿Qué es un producto digital?
El IVA digital no se aplica siempre que vendas un producto digital, sino que hay que saber a qué se está refiriendo la ley concretamente.
Un producto digital es un ebook, un hosting, comunidades de pago, herramientas onine, webinar grabado (si es en directo sería un evento) o cualquier producto ofrecido por vía online. Pero no todos estos casos se aplica el IVA digital, todo dependerá de si su venta es automatizada o no.
Para que tengas que aplicar el IVA digital, es decir, el IVA del país del comprador, el producto debe ofrecerse de forma automatizada. Por lo tanto, si vendes un curso online donde ofreces soporte, por ejemplo a través de un grupo de Facebook, o vendes un ebook en formato pdf que envías manualmente a través de email, ya no tienes que aplicar el IVA digital.
Proceso para aplicar el IVA digital en la venta de productos digitales
Y te estarás preguntando, ¿pero cómo puedo saber yo el país del comprador? Pues te aviso que tienes que aplicar las medidas técnicas en tu web que te permitan saberlo, y demás tener constancia de 2 pruebas de ello, por ejemplo la tarjeta bancaria y la IP, o el teléfono móvil,…
Además, tienes que conservar la información sobre la venta y el cliente durante 10 años. Esta información debe incluir:
el país al que se ha vendido
el tipo de producto
la fecha de venta
el IVA local
el importe a abonar en moneda local
fecha y modalidad de recepción del pago
la factura
el nombre del consumidor
los datos para determinación del país del consumidor, esto es, dirección IP y datos de facturación.
Lo sé, ahora mismo te estás tirando de los pelos, pero no te preocupes que hay herramientas online que ya lo hacen por ti:
Sendowl, es la plataforma que te permite vender productos digitales, y que te permite saber de donde es el comprador y aplicar el IVA correspondiente. Pero no olvides activar esta opción, porque no viene por defecto.
Quaderno, que es una plataforma de facturación que igualmente almacena 3 pruebas del país de comprador.
Hoy en día hay soluciones para todo, así que no desesperes, pero claro, no olvides hacer las cosas correctamente.
Tienes que tener en cuenta que si vendes a autónomos o empresas, puedes ahorrarte todo este jaleo porque si te das de alta en el IVA intracomunitario (VAT), y tu cliente (no particular) también lo está, os ahorráis tener que aplicar el IVA en la factura.
Ahora bien, ahora hay que ingresar el IVA en cada uno de los países que le corresponda. Menos mal que esta parte la han facilitado gracias al Régimen MOSS, la miniventanilla única.
Para ello debes registrarte expresamente en este régimen, incluso si facturas desde fuera de la Unión Europea. En este caso tendrás que recurrir a un asesor fiscal de algún país en la UE para conseguir el acceso al régimen MOSS.
Gracias a este sistema vas a presentar las declaraciones del IVA desde un solo portal web, el del país en el que te has registrado, y ya este país se encargará de repartirlo al resto de los países.
¿Conocías esta obligación fiscal por la que tienes que aplicar el IVA del país del comprador? ¿Sabías cómo aplicarlo?
Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla
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Cuando comenzamos nuestro pequeño negocio, la primera duda que tenemos es cómo hacer una factura tras la primera venta.
Te voy a explicar todo lo que necesitas saber para emitir una factura, con ejemplo incluido y herramientas que te van a facilitar esta tarea.
¡Vamos a verlo!
¿Cuándo hay que hacer una factura?
Los empresarios y profesionales deben emitir factura, siempre, en los siguientes casos:
Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
Cuando el destinatario de la obligación así lo exija, para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
En el caso de exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto las que se realicen en tiendas que sean libres de impuestos.
En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica, que no actúe como empresario o profesional.
Existen algunas operaciones en las cuales no es necesario realizar una factura:
Operaciones exentas de IVA.
Realizadas por autónomos que están en el régimen especial de recargo de equivalencia.
Realizadas por autónomos en el régimen simplificado de IVA (módulos).
Realizadas por autónomos del régimen especial de agricultura, pesca y ganadería.
Salvo que estés incluida en alguno de los casos anteriores, tienes que elaborar una factura.
¿Se puede sustituir una factura por un ticket?
No, la actual legislación obliga a emitir una factura, eso sí, en importa inferiores a 400 € (IVA incluido) se puede emitir una factura simplificada en caso de ventas o servicios al por menor, de ventas o servicios a domicilio del consumidor siempre que el destinatario se encuentre en territorio español.
La diferencia de esta factura es que no precisa de los datos del destinario, sólo hay que incluir los del vendedor, es decir, nuestros datos.
¿Qué datos hay que incluir en una factura?
Puedes darle distintos diseños a una factura, pero lo que sí debe incluir son unos datos mínimos:
Fecha y Número de facturas correlativas, para no hacer trampas, de modo que si hay un error en la factura tenemos que emitir una factura rectificativa, con nº diferente a las normales.
Tus datos fiscales – nombre, NIF o CIF y el domicilio fiscal
Datos del receptor (si no es una factura simplficada) – nombre, NIF o CIF y el domicilio fiscal
Descripción – Detallar en qué consiste el producto, bienes o servicios que vamos a facturar para que no haya lugar a equívocos o malas interpretaciones.
Base imponible – Es el precio e servicio o del bien sin incluir los impuestos.
Tipo de IVA, recargo de equivalencia e IRPF
Importe total – Es cantidad total que debe pagar el cliente.
Forma de pago – Puede ser en efecto, por transferencia, tarjeta, etc.
Obligación de conservar las facturas emitidas
Es necesario conservar tanto las facturas que has emitido como las que has recibido, pero no es necesario que estén en papel si las has recibido electrónicamente.
Ya lo dice la Agencia Tributaria: “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”
Si las has recibido en papel puedes conservarla en formato digital si puedes probar que es exacta a la original, para lo que puedes utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria. Como es el caso de Anfix.
Las facturas debemos conservarlas durante 6 años, aunque la empresa o negocio ya no tenga actividad.
Ahora bien, hay casos concretos que hay que conservar las facturas durante un período superior, como son las facturas de inmovilizado, o en caso de empresas que están compensando bases imponibles negativas.
Soluciones que nos facilitan la vida
Para evitarnos quebraderos de cabeza hay programas de facturación online que nos facilitan esta tarea, y que nos permiten conservar todas las facturas durante el tiempo establecido por la ley.
Además, incluso nos permiten rellenar automáticamente los modelos de impuestos. Listos para presentar.
Estos programas de facturación son Quaderno, Quipu, Anfix,… Si quieres que te hable más detalladamente sobre cada uno de ellos, dímelo en los comentarios.
¿Sabías hacer una factura correctamente? ¿Conocías las herramientas de facturación?
Si tienes alguna duda te espero en los comentarios para resolverla
Recuerda compartir este post en tus redes sociales, estarás ayudando a tus compis emprendedores online
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